Giriş
Bir şirketin sürdürülebilirliği, sadece finansal başarısı veya pazar konumuyla sınırlı değildir. Şirketin itibarı, iç ve dış paydaşlarıyla olan ilişkileri, hukuki süreçleri ve en önemlisi kurumsal değerlerine olan bağlılığı bu sürdürülebilirliği etkileyen kritik unsurlardır. İşte bu unsurları bir arada tutan, koruyan ve geliştiren kritik yapı taşı ise Uyum Departmanıdır.
Uyum, adından da anlaşıldığı gibi bir şirketin içinde ve dışında yer alan mevzuatlara, normlara ve etik değerlere uygun hareket etmesi anlamına gelir. Ancak bu tanım, uyumun derinliğini ve önemini yeterince kapsamaz. Uyum, sadece mevzuatla uymakla sınırlı bir fonksiyon değil, aynı zamanda, hatta öncelikle, insan davranışı odaklı bir risk yönetimi birimidir. Bir şirketin içindeki en büyük risklerden biri, çalışanlarının veya yöneticilerinin bilerek ya da bilmeyerek alacakları yanlış kararlar ve bu kararların yol açabileceği mevzuat ihlalleridir. Uyum departmanı, bu potansiyel riskleri önceden belirleyip, yönetmek için kurulmuş stratejik bir birimdir.
Bu stratejik birimin başarısı ise doğru kurgulanmasına bağlıdır. Uyum departmanının sadece hukukçu ya da avukatlardan oluşması, departmanın işlevselliğini sınırlayabilir. Elbette hukuki bir bilgi birikimi esastır; fakat uyumun gerçekten etkili bir şekilde yönetilebilmesi için insan davranışını, psikolojisini ve motivasyonlarını anlama yeteneğine sahip profesyonellere de ihtiyaç vardır. Bununla birlikte, bir şirketin iş süreçlerini, operasyonlarını ve kurumsal dinamiklerini derinlemesine anlayabilecek, bu süreçlere hakim bireyler de uyum ekibinin kritik parçalarıdır.
Bir uyum departmanının gerçek potansiyeline ulaşabilmesi için hukuk nosyonuna sahip, insan davranışını ve motivasyonunu anlama yeteneğine sahip ve şirketin iş süreçlerine hakim profesyonellerden oluşması gerekmektedir. Bu çeşitlilik, departmanın her türlü riski önceden görebilmesine, etkili stratejiler geliştirebilmesine ve şirketin sürdürülebilir başarısına katkıda bulunmasına olanak tanır. Dahası, uyum risklerini yönetmekten sorumlu asıl kişiler olan ticari ve idari fonksiyonların yöneticileriyle doğru iletişimi kurmak onların yönettikleri süreçleri iyi anlamak ve anlamlandırmakla mümkün olacaktır.
Sonuç olarak, uyum departmanı bir şirketin stratejik kalkanıdır. Bu kalkanın gücü ise doğru kurgulandığında ve doğru profesyonellerle desteklendiğinde ortaya çıkar. Uyum departmanı, şirketin başarısının temel taşıdır ve bu taşın sağlam, bilgili ve yetenekli bireylerden oluşması, şirketin geleceğini şekillendiren en önemli faktördür.
Uyum departmanının stratejik öneminin altını çizdikten sonra, şimdi bu departmanın nasıl kurgulanacağına, hangi adımların atılacağına ve bu süreçte nelere dikkat edilmesi gerektiğine odaklanma zamanı. Bu rehber, etkin bir uyum yönetimi departmanı oluşturmanın temel prensiplerini, pratik adımlarını ve en iyi uygulamalarını sunmayı amaçlamaktadır. Özellikle departmanın farklı kademeleri olan uyum direktörü, uyum müdürü ve uyum uzmanı için ayrı ayrı dikkat edilmesi gereken noktaları, sorumlulukları ve KPI’ları detaylıca ele alacağız. Bu metodik yaklaşım, kurumunuzun uyum yönetimi süreçlerini en etkili şekilde kurgulamasına yardımcı olacak ve bu sürecin başarısının temel taşlarını ortaya koyacaktır.
Uyum Direktörü
Uyum Direktörü Görev Tanımı:
Uyum direktörü, bir şirkette uyum fonksiyonunun en üst yöneticisi olarak, organizasyonun iç ve dış mevzuatlara, standartlara ve politikalara uyumunu sağlama sorumluluğuna sahiptir. Bu tanım, genel olarak bir uyum direktörünün görevlerini, yeteneklerini ve sorumluluklarını kapsar. İşte uyum direktörünün detaylı meslek tanımı:
Temel Sorumluluklar:
- Organizasyonun mevzuatlara, politikalara, standartlara ve diğer ilgili gereksinimlere uygun olarak faaliyet göstermesini sağlamak.
- Uyum stratejileri, politikaları ve programları oluşturmak, uygulamak ve gözden geçirmek.
- Uyum risklerini değerlendirmek, bu riskleri izlemek ve yönetmek.
- İç ve dış denetimlerle ilgili çalışmaları koordine etmek ve bu denetimlerin sonuçlarına göre hareket etmek.
- Eğitim ve farkındalık programları oluşturarak, çalışanların uyum konularında bilinçlenmelerini sağlamak.
- Mevzuattaki ve endüstrideki değişiklikleri yakından takip etmek ve bu değişikliklere uygun stratejiler geliştirmek.
Temel Yetkinlikler:
- Mevzuat Bilgisi: İlgili sektör veya iş alanına özgü yerel, ulusal ve uluslararası mevzuatları, yönetmelikleri ve standartları derinlemesine anlama yeteneği.
- Risk Yönetimi: Uyum risklerini tanımlama, değerlendirme, izleme ve yönetme becerisi.
- Analitik Düşünme: Karmaşık bilgileri ve verileri analiz edebilme, sonuçları yorumlayabilme ve stratejik önerilerde bulunabilme yeteneği.
- İletişim Becerileri: Hem yazılı hem de sözlü olarak etkili bir şekilde iletişim kurma becerisi. Bu, hem iç paydaşlarla (örneğin, şirket yönetimi) hem de dış paydaşlarla (örneğin, düzenleyici kurumlar) etkili bir şekilde iletişim kurabilmeyi içerir.
- Liderlik ve Ekip Yönetimi: Uyum ekibini yönlendirme, motive etme ve geliştirme becerisi.
- Proje Yönetimi: Çeşitli uyum projelerini ve inisiyatiflerini etkili bir şekilde planlama, yürütme ve tamamlama yeteneği.
- Eğitim ve Farkındalık Oluşturma: Uyum bilincini artırmak için eğitim programları ve kampanyaları oluşturma ve yürütme yeteneği.
- Etik ve İntegrite: Yüksek etik standartlara sahip olma ve bu standartları şirket içinde teşvik etme yeteneği.
- Değişim Yönetimi: Mevzuattaki ve iş süreçlerindeki değişikliklere hızlı bir şekilde adapte olabilme ve bu değişiklikleri etkili bir şekilde yönetebilme yeteneği.
- Karar Alma: Zamanında ve bilgilendirilmiş kararlar alabilme yeteneği, özellikle karmaşık ve belirsiz durumlarda.
- Paydaş Yönetimi: İç ve dış paydaşlarla ilişkileri yönetme ve onlarla etkili bir işbirliği kurma yeteneği.
- Teknoloji Bilgisi: Uyum teknolojileri, otomasyon araçları ve analitik araçları hakkında bilgi sahibi olma ve bunları etkili bir şekilde kullanabilme yeteneği.
Bu yetkinlikler, bir uyum direktörünün başarısında kritik öneme sahiptir. Ancak, her şirketin ve endüstrinin ihtiyaçlarına göre bu yetkinliklerde özelleştirmeler olabilir.
Özet
Uyum direktörü, bir şirketin uyum stratejisinin geliştirilmesinden ve uygulanmasından sorumludur. Aynı zamanda şirketin potansiyel uyum risklerini belirlemekte, değerlendirmekte ve bu risklere karşı önlem almaktadır. Uyum direktörü, mevzuat değişikliklerine hızla adapte olmalı ve organizasyonunu bu değişikliklere göre yönlendirmelidir. Ayrıca, uyum kültürünün şirket genelinde benimsenmesini sağlamak için eğitimler ve farkındalık programları düzenlemek gibi stratejik görevleri de vardır.
Bu tanım, genel bir uyum direktörü meslek tanımıdır. Ancak şirketin büyüklüğüne, sektörüne ve coğrafi konumuna bağlı olarak bu tanımda değişiklikler olabilir.
Uyum Direktörünün KPIları ve KOI değerlendirmede kullanılabilecek metrikler:
Bir uyum direktörü için KPI’lar (Anahtar Performans Göstergeleri), kurumun mevzuatlara, standartlara ve etik kurallara uygun olarak faaliyet göstermesini sağlamada direktörün ne kadar etkili olduğunu ölçer. İşte bazı yaygın KPI’lar ve bu KPI’ları ölçmek için kullanılabilecek metrikler:
Mevzuata Uyum Oranı
Metrik: Belirlenen dönemdeki mevzuata uyum ihlallerinin sayısı.
Eğitim ve Farkındalık
Metrik: Çalışanların tamamladığı uyum eğitimi yüzdesi.
Metrik: Eğitim sonrası değerlendirme sınavlarının ortalama puanı.
Risk Değerlendirmeleri
Metrik: Yapılan uyum risk değerlendirmelerinin sayısı ve kapsamı.
Metrik: Değerlendirmelerde belirlenen yüksek riskli konuların sayısı.
İç ve Dış Denetim Sonuçları
Metrik: İç veya dış denetimlerde bulunan uyumsuzlukların sayısı.
Zamanında Sorun Çözme
Metrik: Belirlenen bir uyum sorununun tespitinden çözülmesine kadar geçen ortalama süre.
Paydaş Katılımı
Metrik: Uyum konularında paydaşlarla yapılan toplantıların veya iletişimlerin sayısı.
Politika ve Prosedür Güncellemeleri
Metrik: Gözden geçirilen ve güncellenen uyum politika ve prosedürlerinin sayısı.
Geribildirim Mekanizmaları
Metrik: Çalışanlardan veya dış paydaşlardan alınan bildirim, geribildirim, öneri veya ihbar sayısı.
Düzenleyici Bildirimler ve Süreleri
Metrik: Zamanında yapılan düzenleyici bildirimlerin yüzdesi.
Düzeltici Eylem Planlarının Etkinliği
Metrik: Uyumsuzluklar için oluşturulan düzeltici eylem planlarının tamamlanma oranı ve etkinliği.
Çalışan ve Paydaş Memnuniyeti
Metrik: Uyum fonksiyonu hakkında yapılan memnuniyet anketlerinin sonuçları.
Uyum Maliyet Yönetimi
Metrik: Uyum aktiviteleri için harcanan toplam bütçe karşısında gerçekleşen harcama.
Bildirim ve danışma talepleri
Metrik: Uyum departmanına gelen bildirim veya danışma taleplerinin sayısı.
Bu KPI’lar ve metrikler, bir uyum direktörünün performansını objektif bir şekilde değerlendirmek için kullanılabilir. Ancak, her şirketin ve sektörün kendine özgü ihtiyaçları ve hedefleri olduğundan, bu KPI’ların özelleştirilmesi gerekebilir.
Uyum Müdürü
Uyum Müdürü Görev Tanımı:
Uyum Müdürü, uyum direktörüne doğrudan raporlama yaparak, şirketin mevzuatlara, etik kurallara ve politikalara uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlamada kilit bir role sahiptir. İşte uyum müdürünün meslek tanımı, ana yetkinlikleri, KPI’ları ve metrikleri:
Temel Sorumluluklar:
- Uyum Stratejisi: Uyum direktörü tarafından belirlenen genel uyum stratejisi ve politikalarının operasyonel uygulamasını yönetmek.
- Risk Değerlendirmesi: Uyum risklerini tespit etmek, analiz etmek ve bu risklere karşı önlemler almak.
- Eğitim ve Farkındalık: Uyum eğitim programlarını tasarlamak, uygulamak ve izlemek.
- Denetim ve İzleme: Uyum denetimleri ve izlemelerini planlamak, yönetmek ve bu denetimlerin sonuçlarına göre hareket etmek.
- Raporlama: Uyum direktörüne düzenli uyum raporları sunmak.
- Düzeltici Eylemler: Uyumsuzluk durumlarında düzeltici eylem planları hazırlamak ve uygulamak.
Temel Yetkinlikler:
- Analitik Düşünme: Uyum risklerini ve sorunlarını analiz edebilme yeteneği.
- İletişim: Etkili iletişim kurma ve eğitim verebilme yeteneği.
- Mevzuat Bilgisi: İlgili mevzuatlara ve sektörel standartlara hâkim olma.
- Liderlik: Ekibi yönlendirme ve motive etme yeteneği.
- Proje Yönetimi: Çeşitli uyum projelerini aynı anda yönetme yeteneği.
- Problem Çözme: Uyumsuzluklar ve sorunlar karşısında hızlı ve etkili çözümler üretebilme.
Özet:
Uyum Müdürü, bir şirketin mevzuat, etik kurallar, ve politikalara uygun olarak çalışmasını sağlamada merkezi bir role sahiptir. Uyum direktörüne raporlama yaparak, uyum risklerini değerlendirir, eğitim ve farkındalık programları yürütür, uyum denetimleri ve izlemelerini organize eder, ve uyumsuzluk durumlarında düzeltici eylemler alır. Bu role başarılı bir şekilde hizmet edebilmek için analitik düşünme, etkili iletişim, mevzuat bilgisi, liderlik, proje yönetimi ve problem çözme yetkinliklerine sahip olmak gerekir.
Uyum Müdürünün KPIları ve KOI değerlendirmede kullanılabilecek metrikler:
Uyum Stratejisi Uygulama Başarısı:
Metrik: Uygulanan uyum stratejisi ve politikalarının iş birimlerinde uygulama oranı.
Metrik: Stratejik hedeflere ulaşma yüzdesi.
Risk Değerlendirmesi Etkinliği:
Metrik: Yıllık risk değerlendirmesi tamamlama oranı.
Metrik: Belirlenen uyum risklerine alınan önlemlerin uygulama oranı.
Eğitim ve Farkındalık:
Metrik: Eğitim programlarına katılım oranı.
Metrik: Eğitim sonrası değerlendirme sınavlarında ortalama başarı yüzdesi.
Denetim ve İzleme Etkinliği:
Metrik: Planlanan uyum denetimlerinin tamamlanma oranı.
Metrik: Denetim sonuçlarında saptanan uyumsuzlukların düzeltilme süresi.
Raporlama Doğruluğu ve Zamanında Teslimi:
Metrik: Raporların zamanında teslim edilme oranı.
Metrik: Üst yönetime sunulan raporlarda tespit edilen hataların sayısı.
Düzeltici Eylemlerin Etkinliği:
Metrik: Belirlenen düzeltici eylem planlarının tamamlanma süresi.
Metrik: Düzeltici eylemler sonrası aynı uyumsuzluğun tekrar meydana gelme oranı.
Bu KPI’lar ve metrikler, Uyum Müdürünün performansını objektif bir şekilde değerlendirmek ve sürekli iyileştirme için yönlendirme sağlamak adına kritik öneme sahiptir. Uyum Müdürünün görevlerini etkili bir şekilde yerine getirip getirmediğini belirlemek ve gerekli düzenlemeleri yapmak için bu değerlendirme araçlarından yararlanılmalıdır.
90 Günlük Uyum Müdürü Oryantasyon Programı
Bir uyum müdürünün görevine başlaması, şirket için stratejik bir hamledir. Uyum müdürü, şirketin dış düzenlemelere ve iç politikalara uygun bir şekilde faaliyet göstermesini sağlamada kilit bir role sahip olup, olası riskleri azaltma ve etik bir iş ortamını destekleme konusunda önemli sorumluluklara sahiptir. Bu nedenle, bu pozisyona atanmış bir profesyonelin başarılı olması, hem şirketin hedeflerine ulaşmasında hem de uyum risklerini etkili bir şekilde yönetmede kritik bir rol oynamaktadır.
Göreve yeni başlayan bir uyum müdürünün, şirket dinamiklerine, mevcut uyum programına ve sektördeki mevzuat değişikliklerine hızla adapte olması gerekmektedir. İşte tam bu noktada, kapsamlı bir oryantasyon programı devreye girer. Bu program, yeni uyum müdürüne şirketin işleyişi, kültürü ve değerleri hakkında hızla bilgi sağlar. Aynı zamanda, şirketin karşılaştığı özgül uyum zorluklarına, potansiyel risklere ve fırsatlara dair derinlemesine bir anlayış kazandırır.
Oryantasyon programının önemi, sadece bilgi aktarımıyla sınırlı değildir. Aynı zamanda, uyum müdürünün şirket içindeki diğer departmanlarla etkili bir iletişim kurmasını, çeşitli iş birimleri ve anahtar paydaşlarla ilişki geliştirmesini ve şirketin genel iş stratejisi içerisinde uyumun rolünü anlamasını sağlar. Bu da, uyum müdürünün görevini daha etkin bir şekilde yerine getirmesine olanak tanır.
Sonuç olarak, bir uyum müdürü için oryantasyon programı, sadece yeni bir işe başlamanın getirdiği zorlukları aşmada değil, aynı zamanda şirketin uyum hedeflerine hızla katkıda bulunmada da kritik bir araçtır. Bu program, uyum müdürünün kariyerinin ilk günlerinde başarılı olmasını sağlarken, şirketin de mevzuata uygun bir şekilde faaliyet göstermesi için gereken desteği almasına yardımcı olur.
Zaman Aralığı | Hedef | Aksiyon/Adım | Metrik/KPI |
0-30 Gün | Uyuma Genel Bakış | Şirketin genel uyum yapısını, prosedürlerini ve politikalarını öğren. Uyum Direktörü ve diğer anahtar paydaşlarla tanış. | Mevcut politika ve prosedür belgelerinin incelenmesi; anahtar paydaşlarla tanışma toplantıları. |
Uyum Risklerinin Anlaşılması | Şirketin karşı karşıya olduğu başlıca uyum riskleri hakkında bilgi edin. | Risk değerlendirme belgelerinin incelenmesi; uyum riski sınıflandırma toplantıları. | |
30-60 Gün | Eğitim ve Farkındalık Programlarının İncelenmesi | Şu ana kadar gerçekleştirilen ve planlanan eğitimleri gözden geçir. Eksiklikleri belirle. | Eğitim katılım oranları; eğitim sonrası değerlendirme başarı oranları. |
Denetim ve İzleme Faaliyetlerine Katılım | Mevcut ve geçmiş denetimleri gözden geçir. İzleme süreçlerine dahil ol. | Planlanan vs. tamamlanan denetim sayısı; saptanan uyumsuzluklar ve çözüm süreleri. | |
60-90 Gün | Stratejik Uyum Hedeflerine Katkı | Uyum direktörüyle birlikte stratejik hedefleri belirle ve bu hedeflere nasıl katkıda bulunabileceğini planla. | Belirlenen stratejik hedeflere ulaşma oranı; uyum stratejisinin uygulanma başarısı. |
İç İletişim ve Raporlama | Uyum raporlama süreçlerini optimize et. Diğer departmanlarla koordinasyonu artır. | Raporların zamanında teslim edilme oranı; diğer departmanlarla yapılan koordinasyon toplantıları. | |
Düzeltici Eylem Planlarını Gözden Geçirme | Uyumsuzluklar için oluşturulan düzeltici eylem planlarını gözden geçir. | Düzeltici eylem planlarının tamamlanma süresi; tekrar eden uyumsuzluk oranları. |
Bu tablo, genel bir oryantasyon planı sunmaktadır. Uyum müdürünün şirketin spesifik ihtiyaçlarına ve sektörel özelliklere bağlı olarak bu planı özelleştirmesi önemlidir. SMART (Özgül, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zamanlı) prensiplerine göre hazırlanmış bu plan, uyum müdürünün hızla adaptasyon sürecini tamamlamasına ve etkili bir şekilde işe başlamasına yardımcı olacaktır.
Uyum Uzmanı
Uyum Uzmanı Görev Tanımı:
Uyum uzmanı, bir şirketin iç ve dış uyum standartlarına, yasal gereksinimlere ve endüstri yönergelerine uygun hareket ettiğinden emin olmakla sorumludur. Uyum uzmanı, risk değerlendirmeleri, denetimler, eğitimler ve raporlamalar yoluyla bu görevi yerine getirir. Uyum uzmanı aynı zamanda uyum politika ve prosedürlerinin güncel kalmasını sağlamak için sürekli gözden geçirmeler yapar.
Temel Sorumluluklar
- Uyum politika ve prosedürlerini gözden geçirme ve güncelleme.
- Risk değerlendirmeleri yapma ve potansiyel uyumsuzlukları belirleme.
- İç denetimler ve incelemeler yaparak uyumsuzlukları tespit etme.
- Çalışanlar ve yönetim için uyum eğitim ve farkındalık programları oluşturma.
- Uyumla ilgili raporlar hazırlama ve sunma.
- Yasal değişiklikleri takip etme ve organizasyonu bu değişiklikler hakkında bilgilendirme.
- Uyumsuzluk durumunda düzeltici eylem planları oluşturma ve uygulama.
Temel Yetkinlikler
- Detaylara dikkat ve analitik düşünme yeteneği.
- Güçlü hukuki ve etik bilgi.
- İyi iletişim ve sunum becerileri.
- İyi organizasyon ve proje yönetimi yetenekleri.
- Takım çalışmasına yatkınlık.
- Sürekli öğrenme ve gelişim için motivasyon.
Özet
Uyum uzmanı, bir organizasyonun uyum standartlarına, yasalara ve endüstri yönergelerine uygun hareket etmesini sağlar. Bu, risk değerlendirmeleri, iç denetimler, eğitim programları ve uyum raporlamaları yoluyla gerçekleştirilir.
Uyum Uzmanının KPIları ve KOI Değerlendirmede Kullanılabilecek Metrikler
Uyum Eğitimi Etkinliği:
Metrik: Eğitime katılan çalışanların yüzdesi.
Metrik: Eğitim sonrası değerlendirme başarı oranı.
İç Denetimlerin Tamamlanma Oranı:
Metrik: Planlanan denetimlerin tamamlanma yüzdesi.
Metrik: Uyumsuzlukların düzeltilme süresi.
Uyum Raporlama Doğruluğu:
Metrik: Raporların zamanında teslim edilme yüzdesi.
Metrik: Raporlama hatalarının sayısı.
Uyumsuzluk Tespit ve Düzeltme Hızı:
Metrik: Tespit edilen uyumsuzlukların sayısı.
Metrik: Bu uyumsuzlukların ne kadar sürede giderildiği.
Uyum Politika ve Prosedür Güncellemeleri:
Metrik: Gözden geçirilen ve güncellenen politika/prosedür sayısı.
Metrik: Yeni yasal değişikliklerin politikalara entegrasyon süresi.
Uyum uzmanının performansını ve değerini ölçmek için bu KPI’lar ve metrikler kritik öneme sahiptir. Bunlar, sürekli iyileştirme ve organizasyonun genel uyum stratejisinin etkinliğini değerlendirmek için kullanılmalıdır.
90 Günlük Uyum Uzmanı Oryantasyon Programı
Bir uyum müdürünün, yeni katılan uyum uzmanının hızla işe ve şirketin çalışma dinamiklerine adapte olmasını sağlaması, şirketin başarısı için hayati öneme sahiptir. Uyum, özellikle uluslararası operasyonlara sahip büyük ölçekli şirketlerde karmaşık ve çok katmanlı bir alan olabilir. Bu nedenle, yeni başlayan bir uyum uzmanının bu karmaşıklığı en kısa sürede anlaması ve içselleştirmesi gerekmektedir.
Mevzuat ve İç Politikaların Öğrenilmesi: Bir uyum uzmanı, şirketin faaliyet gösterdiği tüm yargı bölgelerindeki mevzuatlara ve aynı zamanda şirketin iç politika ve prosedürlerine hâkim olmalıdır. Bu bilgilere sahip olmak, uyum uzmanının işini etkili bir şekilde yapmasını sağlar. Yeni başlayan bir uyum uzmanı için bu bilgilerin hızla kazandırılması, oryantasyon sürecinin kritik bir parçasıdır.
Şirket Kültürü ve İşleyişi: Uyum uzmanı, şirketin iç dinamikleri, işleyişi ve kültürüne aşina olmalıdır. Bu, onun diğer departmanlarla etkili bir şekilde iletişim kurmasına ve uyum sorunlarına proaktif yaklaşmasına yardımcı olur.
Pratik Tecrübe Eksikliği: Her uyum uzmanının geçmişte uyum alanında deneyime sahip olmadığını göz önünde bulundurarak, oryantasyon süreci yeni başlayanın bu eksikliğini gidermeye yönelik olmalıdır. Bu, ona uyum alanındaki en iyi uygulamaları, stratejileri ve yaklaşımları öğretmek için mükemmel bir fırsattır.
Risk Değerlendirmesi ve Yönetimi: Uyum uzmanının, şirketin karşılaşabileceği potansiyel uyum risklerini anlaması ve bu risklere nasıl tepki verilmesi gerektiği konusunda bilgilendirilmesi gerekmektedir.
İşbirliği ve Takım Çalışması: Uyum, şirketin birçok farklı bölümüyle işbirliği yapmayı gerektiren bir alandır. Bu nedenle, yeni bir uyum uzmanının diğer bölümlerle nasıl etkili bir şekilde çalışacağını öğrenmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak, 90 günlük oryantasyon programı, yeni başlayan uyum uzmanlarının sadece uyum alanındaki görevleri ve sorumlulukları değil, aynı zamanda şirketin genel işleyişi ve kültürü hakkında da bilgi sahibi olmalarını sağlar. Bu, onların şirkette daha etkili, verimli ve başarılı olmalarına katkıda bulunur.
Zaman Aralığı | Hedef | Aksiyon/Adım | Metrik/KPI |
0-30 Gün | Şirketi Tanıtıma | Şirketin misyonu, vizyonu, değerleri ve kültürüne dair bilgilendirme. | 30. gün sonunda şirketin temel değerlerini ve misyonunu tanımlayabilme. |
Uyum Programı Tanıtımı | Mevcut uyum programının ve prosedürlerinin genel bir özetini alma. | Şirketin ana uyum prosedürlerini ve politikalarını listeleme. | |
Eğitim Katılımı | Şirket içi uyum eğitimlerine katılım. | İlk ayın sonunda tüm başlangıç eğitimlerini tamamlama. | |
Departman Ziyaretleri | Diğer departmanlarla tanışma ve iş birliği olanaklarını keşfetme. | Anahtar departmanlarla en az 3 toplantı yapma. | |
30-60 Gün | İç Denetim Süreçlerini İnceleme | Mevcut iç denetim süreçleri ve prosedürlerini öğrenme. | Denetim prosedürlerini ve takvimini tanımlayabilme. |
Raporlama Süreci | Uyum raporlama süreçlerini ve formatlarını öğrenme. | Bir önceki ayın uyum raporunu doğru bir şekilde hazırlayabilme. | |
Uyumsuzluk İzleme | Mevcut uyumsuzlukların neler olduğunu ve nasıl takip edildiğini öğrenme. | Mevcut uyumsuzlukları ve düzeltme süreçlerini listeleme. | |
Eğitimlerde Yardımcı Olma | Uyum eğitimlerinin içeriği hakkında bilgi sahibi olma ve bu eğitimlere yardımcı olma. | En az iki eğitim oturumuna yardımcı olma. | |
60-90 Gün | Uyum Denetimine Katılım | Aktif olarak bir uyum denetimine katılma. | En az bir denetim sürecinde aktif rol alabilme. |
Politika ve Prosedür Gözden Geçirme | Uyum politika ve prosedürlerini gözden geçirme ve gerekiyorsa güncelleme önerileri sunma. | Mevcut politika ve prosedürleri gözden geçirme ve en az iki öneride bulunma. | |
Aylık Rapor Hazırlama | Önceki ayın uyum aktivitelerini raporlama. | 90. gün sonunda aylık uyum raporunu tam ve doğru bir şekilde hazırlayabilme. | |
Geri Bildirim ve Öneriler | İlk 90 gün içinde gözlemlediğiniz potansiyel iyileştirmeler hakkında geri bildirimde bulunma. | İki veya daha fazla öneri sunabilme. |
Bu tablo, genel bir oryantasyon planı sunmaktadır. Uyum uzmanının şirketin spesifik ihtiyaçlarına ve sektörel özelliklere bağlı olarak bu planı özelleştirmesi önemlidir. SMART (Özgül, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili, Zamanlı) prensiplerine göre hazırlanmış bu plan, uyum müdürünün hızla adaptasyon sürecini tamamlamasına ve etkili bir şekilde işe başlamasına yardımcı olacaktır.
